KI-Dokumentenmanagement · auf Anfrage eingerichtet
Einwerfen. Wiederfinden.
Rechnungen, Verträge, Briefe, Belege: Sie laden sie hoch, leiten sie per Mail weiter oder scannen sie ein. Die KI erkennt, was es ist, sortiert es ein, vergibt Schlagworte, liest die wichtigen Daten aus und macht alles durchsuchbar. E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD inklusive.
Kein fertiges Abo-Tool: Wir richten DocMana für Ihre Abläufe ein.
- Daten in Deutschland oder bei Ihnen im Haus
- Sie entscheiden, welche KI liest
- E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD
- Erstgespräch kostenlos und unverbindlich
Eingang
Drei Wege in die Ablage.
Dokumente kommen auf vielen Wegen. DocMana nimmt sie dort an, wo sie bei Ihnen ankommen.
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Hochladen
Ziehen, ablegen, fertig. Einzelne Dateien oder ein ganzer Ordner aus Ihrem Altbestand.
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Per E-Mail
Eine eigene Adresse für Ihre Ablage. Rechnungen leiten Sie weiter oder lassen sie direkt dorthin schicken.
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Scannen
Vom Bürodrucker oder vom Handy. Auch schiefe Fotos und Durchschläge werden lesbar.
Laufzettel
Was mit jedem Dokument passiert.
Jedes Dokument bekommt einen Laufzettel. Darauf steht, was die KI erkannt hat. Ist sie sich unsicher, fragt sie nach, statt zu raten.
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Erkennen
Rechnung, Vertrag, Bescheid, Lieferschein oder Brief: Die KI liest das Dokument und bestimmt die Art.
Beispiel-Eintrag: Art: Rechnung
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Sortieren
Es landet im passenden Ordner, nach Ihrer Ordnung, nicht nach einer fremden.
Beispiel-Eintrag: Ordner: Rechnungen / 2026
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Verschlagworten
Absender, Thema, Projekt, Kostenstelle: Schlagworte, nach denen Sie später filtern.
Beispiel-Eintrag: Strom · März · Büro
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Daten auslesen
Datum, Beträge, Rechnungsnummer, Fristen, IBAN: als Felder, die Sie weiterverwenden können.
Beispiel-Eintrag: Fällig am 28.03.2026
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Durchsuchbar machen
Volltext, auch in Scans und Fotos. Sie finden Dokumente über ein Wort, das irgendwo darin steht.
Beispiel-Eintrag: Volltext: 1 Seite
E-Rechnung
XRechnung und ZUGFeRD: empfangen, prüfen, ablegen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist kein PDF zum Anschauen, sondern ein strukturierter Datensatz. DocMana nimmt ihn an, macht ihn lesbar und legt ihn sauber ab.
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Empfangen
XRechnung als XML, ZUGFeRD als PDF mit eingebetteten Daten. DocMana erkennt das Format und trennt es von gewöhnlichen PDFs.
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Prüfen
Ist die Datei technisch lesbar, sind die Pflichtangaben da, stimmen die Summen? Auffälligkeiten landen bei Ihnen, bevor die Rechnung bezahlt wird.
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Lesbar machen
Aus dem XML wird eine Ansicht, die aussieht wie eine Rechnung. Für Sie, für die Freigabe, für die Buchhaltung.
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Ablegen
Das Original bleibt unverändert neben der Ansicht liegen. Wie lange und wo, legen wir mit Ihnen und Ihrer Steuerberatung fest.
Wir richten die Prüfung ein, ersetzen aber keine Steuerberatung. DocMana ist nicht zertifiziert und kein GoBD-Testat.
Suche
Finden statt suchen.
Fragen Sie Ihre Ablage so, wie Sie eine Kollegin fragen würden. Oder geben Sie ein Stichwort ein. Die Treffer zeigen gleich die Stelle, an der es steht.
Frage: Wann kann ich den Büro-Mietvertrag kündigen?
Antwort
Mit drei Monaten Frist zum Quartalsende, laut § 4 des Mietvertrags vom 01.02.2024.
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Mietvertrag BüroVerträge / Miete
§ 4 Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate zum Ende eines Kalenderquartals.
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Nachtrag StellplatzVerträge / Miete
Der Stellplatz kann unabhängig vom Mietvertrag mit einem Monat Frist gekündigt werden.
Grundsätze
Darauf achten wir beim Einrichten.
DocMana entsteht für Ihre Ablage, nicht von der Stange. Diese Punkte gelten für jede Einrichtung.
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Sie haben das letzte Wort
Die KI schlägt vor, Sie bestätigen. Unsichere Fälle landen in einem Korb zur Durchsicht, statt still falsch einsortiert zu werden.
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Ihre Daten, Ihr Standort
Ihr Archiv liegt auf einem Server in Deutschland oder bei Ihnen im Haus. Welche KI liest, legen wir gemeinsam fest, auch mit Blick auf den Datenschutz.
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Original bleibt Original
Erkannte Daten kommen dazu, das Dokument selbst wird nicht verändert. Jede Korrektur ist nachvollziehbar.
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Aufbewahrung mit Plan
Fristen und Löschregeln stimmen wir mit Ihnen und Ihrer Steuerberatung ab, statt sie zu erraten.
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Anschluss an Ihre Werkzeuge
Übergabe an Buchhaltung, Steuerkanzlei oder bestehende Ordner auf Anfrage. Was es bei Ihnen schon gibt, bleibt nutzbar.
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Jederzeit mitnehmen
Dokumente und Daten lassen sich vollständig exportieren, in offenen Formaten. Sie sind nicht an uns gebunden.
Ablauf
So kommt DocMana zu Ihnen.
Wir fangen mit Ihrem echten Stapel an, nicht mit einer Präsentation. Live geht erst, was im Testlauf funktioniert.
Projekt anfragen-
Gespräch
Welche Dokumente kommen bei Ihnen an, wer braucht sie, was hält heute am meisten auf?
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Bestand ansehen
Wir schauen uns ein paar typische Dokumente an und entwerfen mit Ihnen die Ordnung.
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Einrichten
Eingänge, Ordner, Schlagworte, Felder und E-Rechnungsprüfung werden für Sie eingerichtet.
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Testlauf mit echten Dokumenten (Schleife, bis es passt)
Sie werfen ein, was gerade ankommt, und sehen, wie es einsortiert wird.
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Nachschärfen (Schleife, bis es passt)
Was falsch landet, korrigieren wir in den Regeln. So lange, bis es sitzt.
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Start
Gemeinsames Go, dann geht DocMana in den Alltag. Auf Wunsch übernehmen wir auch den Altbestand.
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Ab jetzt: einwerfen
Sie werfen ein, DocMana sortiert. Wir bleiben ansprechbar, wenn sich etwas ändert.
Querverweise
Mehr aus derselben Werkstatt.
DocMana gehört zur MARCODES-Familie. Diese Angebote aus der Familie arbeiten an verwandten Themen.
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Aus der MARCODES-Familie
Interfays
Unsere Design-Agentur. Von Interfays kommt der Auftritt von DocMana, vom Raster bis zum Laufzettel.
interfays.de (öffnet in neuem Fenster) -
Aus der MARCODES-Familie
m-hoch-m
Unser Angebot für KI-Automatisierung. Wenn nach dem Ablegen noch mehr automatisch laufen soll, etwa Freigaben oder Rückfragen, ist m-hoch-m die Adresse.
m-hoch-m.de (öffnet in neuem Fenster) -
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KIKKY
Das KI-CMS der Familie, für alle, die auch ihre Website ohne Backend-Kurs pflegen wollen: Sie schreiben, was sich ändern soll.
kikky.de (öffnet in neuem Fenster)
FAQ
Gute Fragen.
Gibt es DocMana schon fertig zu kaufen?
Nein, nicht als Abo von der Stange. DocMana ist heute eine Dienstleistung: Wir richten Ihnen KI-Dokumentenmanagement für Ihre Dokumente und Abläufe ein.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, wie viele Dokumente bei Ihnen ankommen und was DocMana damit tun soll. Nach einem kurzen Gespräch bekommen Sie ein Angebot. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich.
Welche E-Rechnungen kann DocMana annehmen?
XRechnung (in den Syntaxen UBL und CII) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL gelten in Deutschland nicht als E-Rechnung. Solche Dateien erkennt DocMana und markiert sie entsprechend.
Ist DocMana GoBD-zertifiziert?
Nein. Es gibt kein Zertifikat und kein Testat. Wir richten die Ablage so ein, dass sie zu Ihren Aufbewahrungspflichten passt, und stimmen das mit Ihrer Steuerberatung ab. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Aufbewahrung bleibt bei Ihrem Unternehmen.
Was passiert, wenn die KI ein Dokument falsch einsortiert?
Sie verschieben es, und wir schärfen die Regel nach, damit es beim nächsten Mal passt. Unsichere Fälle landen von vornherein in einem Korb zur Durchsicht, statt still im falschen Ordner zu verschwinden.
Wo liegen meine Dokumente?
Auf einem Server in Deutschland oder bei Ihnen im Haus. Welche KI die Dokumente liest und wo sie das tut, legen wir gemeinsam fest.
Kann ich meinen Papierstapel und alte Ordner übernehmen?
Das geht. Altbestand lässt sich scannen oder als Dateien hochladen und wird genauso einsortiert wie neue Post.
Bin ich an Sie gebunden?
Nein. Dokumente und erkannte Daten lassen sich vollständig in offenen Formaten exportieren.
Wer steckt hinter DocMana?
Die MARCODES GmbH aus Grünwald bei München, Geschäftsführer Marco Hochmuth. Das Design kommt von Interfays, ebenfalls Teil der MARCODES-Familie.
Zeigen Sie uns Ihren Stapel.
Ein paar Sätze reichen: Welche Dokumente kommen bei Ihnen an, und was soll damit passieren? Wir melden uns persönlich.
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